Guía Para Trabajar en Casa (Home Office / Teletrabajo)




¿Estás atrapado trabajando desde casa? (Usa esta guía)


Ya sea por una pandemia o por que has decidido lanzar tu negocio en internet, millones de trabajadores ahora tienen que trabajar desde su casa.

Sin las herramientas, los sistemas y los hábitos correctos, corres el riesgo de agotarte, distraerte, ser improductivo o simplemente volverte loco.


Es por ello, que en la Global Marketing Association queremos ayudarte con esta guía que te permitirá ser más productivo con el trabajo desde casa.

Aunque mucho se habla de la libertad y flexibilidad que proporciona el trabajo desde casa, también debemos ser honesto y estar claros que también presenta algunos inconvenientes, como la falta de estructura, la falta de responsabilidad y el aislamiento social por mencionar los más comunes.


Esta guía y la evaluación que lo acompaña pueden ayudarte a prosperar trabajando en casa.


Para ayudarte a evaluar qué tan bien preparado estás para trabajar desde casa, hemos creado una evaluación de trabajo desde casa que te ayudará a implementar los consejos de esta guía.


Puedes realizar la evaluación siguiendo este enlace → http://bit.ly/hofficesurvey


¡Empecemos!


Cuando trabajes desde casa, hay tres áreas principales que deberás considerar:


1. Tu espacio de trabajo

2. Tus herramientas y sistemas

3. Tus hábitos


Comencemos con algunos consejos importantes para crear el ambiente de trabajo perfecto en casa.


1. Tu espacio de trabajo


Para trabajar desde casa, deberás configurar un espacio de trabajo adecuado.


Aquí hay una lista de recomendaciones para ayudarte a recrear el ambiente de trabajo ideal en el hogar.


Crear un área de trabajo designada

Tu cama o tu sofá no es un espacio de trabajo. Tu cama o sofá es ideal para mirar televisión, dormir o tomar siestas, comer nachos y sentirte cómodo con tu pareja, pero no para hacer un trabajo serio. Además, inclinarte sobre tu computadora portátil durante varias horas todos los días tendrá un impacto negativo en la espalda, el cuello y la salud en general. Idealmente, deberías dedicar una habitación completa a tu oficina. Si no tiene una habitación adicional, tendrás que ser un poco más creativo asignando un área en tu sala de estar o dormitorio para que sea tu espacio de trabajo.


Consigue una silla cómoda

Tener una buena silla de oficina ayudará con tu postura y reducirá el riesgo de desarrollar dolor crónico de espalda y glúteos. Es posible que no puedas pagar las elegantes sillas Herman Miller que tienen en el trabajo los grandes corporativos, pero por menos de $1,000 pesos, puedes encontrar una silla ergonómica de oficina adecuada como esta de Amazon que se muestra aquí.


Consigue un escritorio adecuado

Cuanto más apegado puedas recrear un entorno de trabajo de oficina de 9 a 5, más fácil será la transición al trabajo desde casa. Si tu escritorio parece una mesa de picnic, tendrá ganas de comer hot dogs, no de terminar el trabajo. Te recomendamos conseguir un escritorio de altura ajustable para que incluso puedas trabajar de pie como este de aquí. Pararse regularmente ayudará a tu circulación y te ayudará a mantenerte alerta por más tiempo. Una vez que lo pruebas no podrás vivir sin él. Con un escritorio de altura ajustable, podrás pasar 50% del tiempo de pie y alternar con estar sentado cada 2 horas. Con ello podrás eliminar el dolor de espalda baja y desarrollar piernas más fuertes.


Consigue un buen monitor de computadora

De lo más recomendable sería contar con una pantalla adicional a la de tu laptop. Afortunadamente, los monitores de computadora se han vuelto ridículamente baratos y puedes elegir un buen monitor de alta resolución de 20 pulgadas por casi $ 1,000 pesos. Asegúrate de que tu monitor esté a la altura de los ojos. Si deseas evitar el desarrollo de dolor crónico de cuello y espalda, deberás prestar atención a la posición de tu monitor en relación con tus ojos. Si trabajas desde una computadora portátil, asegúrate de invertir en un soporte o de apoyarlo sobre una pila de libros. La altura de visualización ideal es tener los ojos nivelados con una línea imaginaria en la pantalla, aproximadamente a 5 - 8 cms debajo de la parte superior de la pantalla.


Obtén Internet rápido

No hay nada más frustrante que una conexión a Internet lenta. Te recomendamos que actualices tu velocidad de Internet a una descarga de al menos 100 MBps (puedes probar tu velocidad de conexión AQUÍ). Muchas veces el problema no es la velocidad, sino qué tan lejos te encuentras de tu enrutador. Idealmente, deberías conectarte directamente a tu enrutador utilizando un cable de red, pero todos sabemos lo inconveniente que es eso. En cambio, puedes obtener un amplificador de señal de Internet inalámbrico, o si no te importa usa un cable de red, aunque si estás demasiado lejos del enrutador, puedes usar un adaptador de red como este.


Presta atención a la iluminación.

Dado que vas a pasar miles de horas mirando una pantalla, debes cuidar tus ojos. En particular, debe prestar atención a la intensidad y calidad de la luz a la que expones tus retinas. Esto significa asegurarte de que los niveles de brillo del monitor de tu computadora no sean demasiado bajos o demasiado altos en relación con la luz ambiental general en su espacio de trabajo. Si te gusta trabajar en un ambiente oscuro, asegúrate de tener al menos una fuente adicional de luz indirecta además de la luz proveniente de tu monitor. Si estás trabajando cerca de una ventana, asegúrate de poder controlar la cantidad de luz que ingresa a tu espacio de trabajo instalando persianas o cortinas si es necesario. Además, es posible que desees habilitar el modo oscuro o el turno de noche en tu computadora para reducir la cantidad de luz azul que proviene de tu monitor, que se ha demostrado que crea tensión en tus ojos.

Aprende cómo habilitar el modo oscuro en Mac aquí.

Aprende cómo habilitar el turno de noche en Mac aquí.

Aprenda cómo habilitar el modo oscuro en Windows aquí.

Aprenda cómo habilitar la configuración nocturna en Windows aquí.


Limpia tu espacio de trabajo

Piensa en tu espacio de trabajo como un reflejo de tu mente. Un escritorio desordenado contribuirá a una mente desordenada. Una mente desordenada tendrá problemas para concentrarse, y cuando tengas dificultades para concentrarte, tu productividad se va por el desagüe. Si no estás seguro de lo que pertenece a tu espacio de trabajo, siempre puede usar una variación del principio de "Spark Joy" de Marie Kondo. Pregúntate, ¿este artículo genera productividad cuando lo sostengo? Si la respuesta es no, tírala o colócala en otro lugar.


Pon fotos de tus seres queridos a la vista

Si hay un elemento que todos deberíamos tener en nuestro espacio de trabajo es un recordatorio de las personas que amamos. Una foto de tu pareja, hijos o mejor amigo siempre debe estar a unos pocos grados de tu línea de visión. De esta manera, cada vez que te sientas un poco desmotivado, puedes recordar por qué estás trabajando tan duro y cuán afortunado eres de tener personas que te aman en tu vida. Una imagen o póster inspirador también puede ayudar, pero siempre debe ser la segunda prioridad.


Asegúrate de tener una ventilación adecuada

Si te sientes cansado todo el tiempo mientras trabajas, bien podría deberse a una ventilación deficiente. Si es posible, siempre debes tener una ventana parcialmente abierta para que circule aire fresco. El aire fresco significa más oxígeno, que resulta ser un elemento clave para funcionar correctamente. Si no estás seguro de si está recibiendo suficiente oxígeno, puedes comprar un monitor para medir los niveles de CO2 dentro de tu casa o apartamento. Para darte una idea, los niveles típicos de concentración de CO2 en el exterior rondan los 400 ppm. Cualquier cantidad superior a 1000 ppm aumentarán el cansancio, los dolores de cabeza y reducirá el rendimiento general. Afortunadamente, resolver este problema es muy fácil, abrir completamente una ventana reduce los niveles generales de CO2 muy por debajo de 700 ppm en menos de 5 minutos. Para obtener más información sobre la calidad del aire interior y los niveles de CO2, consulte Wikipedia aquí.


Coloca al menos una planta cerca de tu escritorio

Las plantas son hermosos elementos decorativos y, durante el día, producen oxígeno, que es un elemento crítico para mantenerse alerta y productivo. Si no entra suficiente luz natural, las plantas falsas también pueden verse bien, aunque no obtendrás el beneficio de oxígeno.


Considera tener una mascota

Uno de los principales problemas con el trabajo desde casa es el aislamiento social. Si vives solo y tu arrendador lo aprueba, conseguir una mascota también puede ser una de las mejores inversiones en tu salud mental general. Un beneficio de tener un perro, en particular, es que te obligará a salir a caminar un par de veces al día, lo que a su vez te ayudará a hacer ejercicio y a tomar aire fresco.


Organiza todas tus herramientas cerca de ti

Tómate un tiempo para hacer un inventario de todas las cosas que necesitará para hacer tu trabajo y organízalas de forma prolija cerca o alrededor de tu área de trabajo. Por regla general asegúrate de que no tengas que caminar más de cinco pasos para alcanzar el 90% de las herramientas, documentos y recursos que necesitas para realizar tu trabajo. Si tienes que levantarte todo el tiempo para encontrar cosas necesarias para el trabajo, serás menos eficiente y correrás el riesgo de distraerse mientras recorres tu casa en busca de esa cosa.



2. Tus herramientas y sistemas


Es posible que tengas un hermoso espacio de trabajo, pero sin las herramientas y sistemas adecuados, tu productividad se verá afectada.


Aquí hay una lista de recomendaciones para garantizar que sigas siendo productivo.


Actualiza tu computadora

¿Tu computadora se siente lenta? Es posible que debas actualizarla o reemplazarla por completo. La forma más fácil de hacer que tu computadora sea más rápida es obtener más RAM y reemplazar tu viejo disco duro con uno nuevo SSD (Unidad de estado sólido).


Comprueba cuánto espacio libre le queda a tu disco duro.

La mayoría de las computadoras comienzan a tener problemas de rendimiento cuando están más del 90% llenas. Elimina todos los archivos no esenciales, especialmente los archivos grandes, como videos y aplicaciones no utilizadas. ¡No olvides vaciar tu papelera! Si tu computadora tiene más de 5 años y tu tipo de trabajo requiere que ejecutes programas intensivos de CPU (edición de video, animación, diseño gráfico), considera comprar una computadora nueva.


Implementa un buen sistema de gestión de archivos

Si pasas más de 5 segundos tratando de encontrar un archivo o decidiendo dónde almacenarlo, entonces tienes una gran necesidad de implementar un sistema de administración de archivos consistente. Sugerencia, tu escritorio no es un lugar para almacenar u organizar tus archivos. Existen algunos enfoques para la administración de archivos, y tomará un poco de prueba y error resolverlos. Elena Herrera tiene un buen video sobre gestión de archivos aquí.


Ten un sistema para hacer una copia de seguridad de todos sus archivos de forma segura Usa las aplicaciones de Dropbox o Google Drive para mantener una copia de seguridad en la nube de todos sus archivos. Para mayor tranquilidad, usa un disco duro externo para hacer una copia de seguridad de todos tus archivos regularmente.


Mantén todas tus aplicaciones actualizadas

Dependiendo de tu configuración, las aplicaciones de tu computadora pueden actualizarse automáticamente en segundo plano. Si no lo haces, deberás recordar mantenerlos actualizados regularmente.


Instale el último sistema operativo

Muchas aplicaciones nuevas no funcionarán en sistemas operativos antiguos o funcionarán mal. Asegúrate de utilizar siempre el último sistema operativo disponible.


Utiliza un administrador de contraseñas

Tratar de recordar múltiples contraseñas no solo es difícil sino bastante inseguro. Considera usar LastPass y 1Password para almacenar, administrar y actualizar todas tus contraseñas regularmente.


Usa una VPN para conectarte al trabajo El uso de una VPN (red privada virtual) es imprescindible para mantener todas sus comunicaciones digitales encriptadas. Aquí hay enlaces a tres proveedores de VPN populares: ExpressVPN, TunnelBear y Hotspot Shield.


Aprenda los atajos de teclado para acelerar la productividad

¿Sigues usando el mouse para alternar entre aplicaciones y hacer clic en los menús? Aprender solo 10 atajos comunes puede ahorrarte cientos de horas de torpeza del ratón y quizás incluso retrasar la aparición del síndrome del túnel carpiano. Si eres un usuario de Mac, hazte un favor y visita el listado completo aquí. Para los accesos directos de Windows, usa esta lista aquí.


Bloquea todas las notificaciones innecesarias

Las únicas notificaciones que permito en mi computadora son recordatorios de calendario. En mi teléfono, solo permito notificaciones de mi calendario y mensajes de texto enviados solo desde contactos individuales (¡apaga las notificaciones grupales de Whatsapp ahora!).


Bloquee todos los sitios web innecesarios

Hay algunas extensiones de navegador que bloquearán los sitios web (usa BlockSite). Debe bloquear los sitios en los que es más probable que pierda el tiempo (redes sociales, sitios de noticias, pornografía, etc.)


Elimina aplicaciones de succión de tiempo de tu teléfono

Esto sólo, puede devolverte hasta 3 horas de vida cada día. El objetivo no es eliminar por completo tu participación en las redes sociales, sino crear suficiente fricción para eliminar la verificación impulsiva de las redes sociales.


Crea marcadores para todas las herramientas y sitios web esenciales

Agrega los diez principales sitios web que usas regularmente a tu barra de marcadores en tu navegador. Si necesitas tener más de diez marcadores, considera usar carpetas de marcadores. Un truco inteligente para colocar más marcadores es dejar solo el ícono eliminando el título del marcador.


Usa un calendario digital para programar todas sus actividades. Si no está en tu calendario, no sucederá. Desarrolla el hábito de agregar nuevos eventos a tu calendario tan pronto como los conozcas o pienses en ellos. Usa diferentes colores para identificar diferentes tipos de eventos fácilmente. Por ejemplo: crea colores separados para trabajo, social, cumpleaños, ejercicio y vacaciones. (Google Calendar es mi favorito)


Configura alarmas y notificaciones para recordarte todas las actividades.

En los calendarios de Google, puedes configurar notificaciones de eventos por correo electrónico o por teléfono. Para la mayoría de los eventos es una buena práctica establecer notificaciones al menos 10 minutos antes de que comience el evento. Aprende a configurar recordatorios en Google Calendar aquí. Aprenda a configurar recordatorios en Microsoft Outlook aquí.


Desarrolla un sistema para procesar el correo electrónico de manera eficiente

¡El trabajador promedio gasta el 28 por ciento de su semana laboral por correo electrónico, más de 11 horas a la semana! Aprender a procesar el correo electrónico de manera eficiente es imprescindible. Configura 2 veces al día para procesar el correo electrónico. Es decir, a primera hora de la mañana y después del almuerzo, no pierdas el tiempo en revisarlo cada diez minutos. Aprende los accesos directos básicos para abrir, responder, enviar, archivar y marcar correos electrónicos como leídos. Aprende a usar filtros para clasificar y archivar automáticamente los correos electrónicos en función de su tema o remitente. Configure una serie de respuestas automatizadas para acelerar las respuestas comunes. Finalmente, mejora tu velocidad de escritura, especialmente si es inferior a 40 palabras por minuto (promedio).


Prueba tu velocidad de escritura actual aquí.

Mejora tu velocidad de escritura con esta herramienta.


Implementar un marco para priorizar tareas

Siempre debes saber qué hacer a continuación y por qué. Para ayudarte a decidir qué sigue, debes tener algún tipo de marco de priorización de tareas. Los marcos de priorización de tareas más populares son: Trágate Ese Sapo, Matriz de Decisión de Eisenhower y El Método ABCDE. (Obtén más información sobre cómo implementar estos marcos aquí.)


Conviértete en experto utilizando al menos una herramienta de gestión de proyectos

Es muy probable que ya estés utilizando una herramienta de gestión de proyectos (Asana, Trello, Basecamp). También es muy probable que no los esté utilizando en todo su potencial. Tómate un tiempo para leer sobre las mejores prácticas para la herramienta de gestión de proyectos de tu elección. ¡Te sorprenderá saber lo que es posible con algunas de estas herramientas!


Conoce las mejores prácticas de Asana aquí.

Conoce las mejores prácticas de Trello aquí.